フリーランスは自由度が高く、いつ仕事をするか、どこで仕事をするか・・・自由に自分で決めることができますね。
自分らしく働くことができる、とても素晴らしい働き方だと思っています。
ですが、自由であると同時に自分で自分を管理しなければいけません。
「ダラダラ過ごしてしまって予定の仕事が終わらない」「やることが沢山ありすぎてわけがわからなくなる」・・・などということを防ぎ時間を有効につかうためにも、自分がやりたいこと、やるべきことをタスクにしてわかりやすく整理しましょう。
時間管理方法は沢山あるのですが、今回は To Do リストについてご紹介したいと思います。
こんな人におすすめ
- スケジュール管理が苦手
- 作業の優先順位がつけられない
- やらなければいけない仕事や作業をうっかり忘れてしまう
- 仕事の効率が悪いな、と思う
- 納期に間に合わないことがある
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今日からはじめよう！時間管理術をマスターして効率のいい働き方を！
時間の管理。簡単な様で難しいですよね…。ToDoリストに追われたり、スケジュール通りに進まなくてイライラしたり。苦労している方は多いのではないかと思います。そこで、効率よく働くための時間管理術をご紹介 ...
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ToDoリストとは
ToDoリスト は直訳すると「やること」です。「やるべきこと」や「やりたいこと」をリストアップしたものが To Doリストですね。
この ToDoリスト はビジネスの世界だけのものではありません。
例えば「買い物リスト」「来週までに勉強するところ」「引っ越しまでにすることリスト」などいついつまでに何をするのか、ということを紙にリストアップした経験はあると思います。
なので、「難しそうだな」とか「自分にできるかな～」などと不安に思っている方でも安心して読み進めてみてくださいね。
To Do リストの目的とメリット
なぜ ToDoリスト を使うといいのか、どんなメリットがあるのか、という点についてもお伝えしたいと思います。
ToDoリスト を使うのは以下のようなメリットがあります。
- やるべきことを客観的に見ることができる
- 抜け漏れがなくなる
- 作業の優先順位がつけられる
- 1日のスケジュールが立てやすくなる
- 頭の中がすっきるする
頭の中で「あれをやらなきゃ」「これもやらなきゃ」「あ、あればいつまでに納品だったっけな」などと考えていると頭ん中がごちゃごちゃになってしまいますし、納期なのに忘れていた、計画的に進めたいのにできない、などということが起こってしまうかもしれません。
ですが、やるべきこと、やりたいことをリストアップしておくと、「そのリストを見れば何をしなければいけないのか」ということが一目瞭然ですから、頭の中もスッキリしますし、期限などをうっかり忘れてしまう、ということもなくなります。
やるべき作業が一覧になっていますので、1日の計画、1週間の計画なども立てやすくなりますよね。
To Do リストの基本的な作り方と使い方
ToDoリスト 、と言っても作り方や使い方は沢山あります。アプリを使ったり、ノートや手帳に書いたり、付箋を使ったり。
自分に合う方法を見つけるのが一番なのですが、今回は一番シンプルな基本の作り方・使い方をいくつかご説明したいと思います。
ToDoリスト の種類については、また別の記事でご紹介できればいいな、と思っていますので楽しみに待っていてくださいね。
ToDoリスト 用のノートを作る
To Do リスト専用のノートを作る方法です。こちらに「やるべきこと」「やりたいこと」を一覧にして全て書き出します。一緒に期限や優先度も書いておくといいですね。例えば期限の近い ToDoにはカラーのペンでマークを書いておくとわかりやすいと思います。
普通のノートに書いてもいいんのですが、Todoリスト専用のノートというのもあります。作業をスタートした日、期限、終わった日などが書き込めるし、進捗状況がわかるように色塗りができる四角いマスもついてます。
今は使ってないですが、過去にこのノートシリーズを愛用してました。
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手帳に ToDoリスト を書き込む
ToDoを書き出すスペースのある手帳が沢山販売されているので、手帳の中に書き込むのもオススメです。
打ち合わせや仕事以外の予定と一緒に管理できるのがいいですよね。
ただ手帳にToDoリストを書き込むだけではなくて、スケジュールとリンクさせるなど、自分で使いやすいようにカスタマイズすると、より使いやすいToDoリストになって、より効率のいい時間管理ができるようになると思います。
To Do リストで業務管理を上手にするための7 つのコツ
ToDoリスト を活用する上でのコツを7つにまとめてみました。
ぜひ参考にしてみてくださいね♪
自分に合った方法を見つける
ToDoリスト の管理には様々な方法があります。
- 手帳に記入する
- ToDoリスト専用のノートを作る
- アプリを使用する
- パソコンで管理する
などなど。
手書きにしなければいけない、アプリのほうが効率がいい…など様々な意見や情報がありますが、結局は「自分が一番使いやすい」と思える方法をみつけることができれば、それで良いのです！
私も今の ToDoリスト 管理方法にたどり着くまで、沢山のアプリを使ったり、手帳やノートを使って試してみたり…試行錯誤しました。
まずは誰かのやり方を真似してみるのも良いですし、ネットの情報で調べてみるのも良いですが、「こうでなければならない」ということではありませんので、自分らしくアレンジしてみて最適な方法を見つけてみてくださいね！
毎日続ける
せっかく自分らしい To Do リスト の管理方法をみつけても3日坊主で終わってしまっていては、あまり意味がありませんよね。
「面倒くさい」「頭の中で覚えるから良いや」「明日にしよう」などと サボってしまわないよう、毎日 To Do リスト を書くことを習慣づけてみてください。
毎日続けるポイントは「同じ時間に ToDoリスト を書く」ことです。
朝仕事を始める前、寝る前、など To Do リスト を書くことをルーティーン化して、毎日続けるようにしましょう。
ToDoが発生したらすぐに書く
ToDo が発生したらすぐにメモする習慣をつけるのがおすすめです。
「あ、忘れてた！」というミスを防ぐためには、 ToDoリスト に抜け漏れなく、全て書いておくことが大切なんです。
特にフリーランスの方は業務時間が固定で決まっている…というわけではないですし、早朝や夜中などに「こんなことをやってみよう」などというアイデアが浮かぶこともありますよね。
手書きの人であれば、ノートや手帳、アプリの人であれば、スマホをすぐ手の届くところに置いておくようにしましょう。
もし、 ToDoリスト のノートや手帳がすぐになければ、スマホのメモ機能などに残しておいて、あとから ToDoリスト にうつしてもOKです。
タスクは細分化する
大きなタスクが1つあるよりも、タスクを細分化する方が効率よく仕事できるようになります。
例えば「営業資料を作成する」という業務があった場合。
営業資料を完成させる
と書くだけでは、そのために何をすればいいかが明確ではありませんよね。
- 構成を考える
- 使用する画像やイラストを準備する
- デザインを考える
- 資料を制作する
- 誤字やミスがないかチェックする
- PDFにする
というように、資料を完成させるまでに必要な工程を細分化して、全て ToDoリスト に書いておくようにしましょう。
納期や作業時間なども記載する
タスクを羅列しているだけでも良いのですが、納期や作業時間なども一緒に書いておくことで、更に効率よく作業を進めることができるんです。
- A社メール返信（5分）
- B社見積書制作（15分）
- B社見積書メール送信（5分）
- ○○について調べる（30分）※1月10日まで
- ブログ記事作成（120分）
- C社の案件制作（60分×5記事）
- C社納品&連絡 ※1月31日まで
このように、納期を書いておくことで、余裕を持って業務ができるように段取りしやすくなりますし、作業時間の目安を書くことで、1日に対応できる作業ボリュームを把握することができます。
対応しきれないくらい仕事を受けてしまって納期前に焦ったり、その日のタスクが完了できずイライラしたり…ということを防ぐことができますよ。
作業時間の目安ですが、最初は「どのくらいの時間がかかるんだろう…」と悩むからもしれませんが、毎日作業時間を書くことを習慣にしておくと、「私はこの作業にどのくらいの時間がかかるのか」ということが段々わかるようになってきます。
最初のうちは、作業時間の目安と、実際にかかった時間を記載しておくのもおすすめですよ！
タスクが完了したことをわかりやすくする
タスクが完了したら、チェックをつけたり、タスクに線を引いたりして、「この作業は完了した」ということがすぐわかるようにしておきましょう。
◻を■に塗りつぶすのでも、☑をつけるのでも、済と書いておくのでも、線を引くのでも、あなたの好きな書き方で構いません。
どんどん完了したタスクが増えていくと、爽快ですよね。
後から見たときに「こんなに頑張ったんだな」という風に達成感を味わうこともできるので、タスクは削除するのではなく、完了したことがわかるようにしておくのがおすすめです。
To-Do リストを作ることを目的にしない
ToDoリスト を一生懸命作っても、それで満足してしまっては本末転倒ですよね。
ToDoリスト を作るのが目的ではなく、「時間管理をしながら効率よく仕事をする」ことが目的なのですから。
また、作っただけで、全く見ない、活用できていない、というのももったいないです。
是非この機会に ToDoリスト を使いこなし、上手に時間管理をしてみてくださいね。
まとめ
いかがでしたか？
今回はフリーランスのための時間管理術！～To Doリスト編～ということで、To Doリストの作り方や、活用のコツなどをお伝えしました。
少しでも参考になれば幸いです！
