フリーランス必見!バーチャルオフィスは必要?メリットや注意点を徹底解説!

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フリーランス必見!バーチャルオフィスは必要?メリットや注意点を徹底解説!

2022年1月17日

フリーランスとして頑張りたい!自宅で開業したい!と独立・企業を目指している皆さん!
期待と不安を胸に開業の準備を進めていることだと思います。

そんな中気になるのが「住所」ですよね。

オフィスを借りるのは高いから自宅で仕事したいけど、名刺の住所を自宅にするのは不安だなぁ。。。

名刺に住所を入れない方法もありますが、法人企業と取引することを考えるなら、名刺に住所を書いておくほうが良いんですよね。
そこでフリーランスを目指す人におすすめなのが「バーチャルオフィス」です。

こんな方におすすめ

  • フリーランスを目指している
  • 自宅を拠点に開業したい
  • 初心者フリーランス
  • 名刺の住所を自宅にしたくない
  • バーチャルオフィスについて詳しく知りたい

バーチャルオフィスって何?

バーチャルオフィスは、仮想(=バーチャル)の事務所(=オフィス)です。
契約し月額費用を支払うことで、住所の利用ができるようになります。


価格や無料有料オプションの違いなど、各企業ごとにサービス内容は異なりますが、概ね以下のようなサービスを利用することができます。
バーチャルオフィスを契約する上で参考にしてみてくださいね。

事業用の住所が利用できる

みなさんがバーチャルオフィスを利用する1番の目的は「住所利用」だと思います。
以下のようなところで住所の記載が可能です。

  • 名刺
  • webサイト
  • ECサイト
  • チラシやパンフレット
  • 登記や開業届

自宅の住所を不特定多数の人に知られたくない…という人でもバーチャルオフィスの住所を記載すれば安心ですよね!
また、法人登記を考えている方の場合自宅では登記できないこともありますので、法人登記可能なバーチャルオフィスで契約すると良いでしょう。

バーチャルオフィス選びのポイント

  • 月額利用料金はいくら?
  • 月額料金内で利用できるサービスは何か?
  • 住所として利用できるエリアはどこか?

郵便物を受け取って転送してもらえる

名刺やホームページなどに住所を公開していると郵便物が届くようになりますよね。
ほとんどのバーチャルオフィスでは代わりに郵便物を受け取ってくれるサービスがあります

また、多くのバーチャルオフィスでは受け取った郵便物を転送してくれるんです。
わざわざ取りに行かなくても転送してもらえたら便利ですよね!

ただし、転送が無料(月額料金内のサービス)で利用できるところや、有料オプションになるところがあります。
他にも郵便の種類・大きさなどによって金額が設定されている場合もありますので、契約を考えている人は要チェックですよ!

バーチャルオフィス選びのポイント

  • 郵便物の転送は月額内か?それともオプションか?
  • 転送の頻度は?月1や週1など
  • 有料の場合の金額は?
  • 郵便物の種類・大きさなどによる料金は?
  • 郵便物を取りに行くことはできるか?
  • 重要書類の場合、即日転送してもらえるか?

電話やFAXの転送や電話代行サービスを受けることができる

開業すると、お客様やクライアントから電話がかかってくることもありますよね。
住所と同じく個人携帯をweb上で公開したくないし、かと言ってスマホを更に新しく契約すると、機種代金や月額料金が高いし、と悩んでいる方もいらっしゃるかと思います。

また携帯番号ではなく、固定の番号を持っている方がお客様からの信用度も高くなりますよね

バーチャルオフィスで、電話やファックス番号の転送をしてくれるサービスがあります。

自動で指定の番号に転送されるサービス、専属のオペレーターさんが受け答えしてくれるサービスなど、各施設によってサービス内容や料金形態は様々ですので、固定番号が欲しい人も要チェックポイントですよ!

バーチャルオフィス選びのポイント

  • 転送は自動転送?それともオペレーター?
  • 電話、FAX番号は持ち込めるか?指定の番号か?
  • 転送費用・通話料などの料金はいくら?
  • 電話代行(秘書)サービスがある場合の内容や費用は?

貸し会議室やミーティングスペースを利用することができる

バーチャルオフィスを利用するのは、「住所だけ利用したい」という希望の方だと思いますが、中には「基本的な仕事は自宅だけど、たまに来客がある」という方もいらっしゃるかと思います。
そんなときに会議室・ミーティングスペースが利用できたら便利ですよね。

会議室の有無や広さ、価格なども各バーチャルオフィスごとに異なりますので、契約する前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィス選びのポイント

  • 会議室やミーティングスペースの有無は?
  • ある場合の数やスペースの広さは?
  • 会議室を利用する場合の料金は?
  • 会議室の予約方法は?
  • 複数拠点がある場合、どの拠点の会議室も利用できるのか?
  • 会議室がある建物の外観や施設内のキレイさは?
  • 会議室内の備品(ホワイトb-どやプロジェクターなど)の有無や使用する場合の価格は?
  • 会議室は駅から近いか?来客しやすい場所にあるか?

その他のさまざまなオプション

他にもバーチャルオフィスによってオリジナルのサービスやオプションがありますので、ぜひ確認してみてくださいね。

  • 受付スタッフによる来客対応
  • 法人登記の代行
  • 創業融資サポート
  • 助成金や補助金のサポート
  • バーチャルオフィス会員同士の交流会

バーチャルオフィスを利用するメリット

それでは、バーチャルオフィスを利用する場合のメリットをまとめてみます。

初期費用を軽減させることができる

なんと言っても、バーチャルオフィスを利用することで、初期費用を安く抑えることができます。

オフィスを借りる場合、「敷金・礼金・保証金」などが必要になる場合がほとんどです。
家賃の数ヶ月分必要になることが多いので結構な負担になりますよね。

バーチャルオフィスの場合は、初期費用無料だったり、少額の初期費用(入会金)のみで契約ができたり、とコストを抑えて契約できます。

即日住所利用ができる

オフィスの賃貸契約の場合は、オフィスを探し始めてから実際に使用できるまでに一定期間必要な場合が多いですよね。

バーチャルオフィスでは最短即日で利用が可能です。
開業するための準備は住所利用以外にも沢山ありますから、時間をかけずに契約ができ、即日利用できるのはバーチャルオフィスを利用する上での大きなメリットと言えます。

都心の一等地の住所でも利用可能

バーチャルオフィスなら、地方に住んでいる人でも都心部の一等地の住所を事業用の住所にすることができます。
実際に都心部にオフィスを借りるとなると、家賃などがかなり高額ですよね。

名刺やwebサイトの住所が都心部にあると、お客様からの印象も良くなりますし信用度も高くなる可能性もあります。

また、逆に都心部に事務所のある企業(個人)が地方に支店として複数の拠点を持つことも可能。

全国各地に複数の拠点を持つのも、実際にオフィスを借りるとなれば、かなりの労力やお金がかかります。

格安で複数の拠点が持てるのもバーチャルオフィスの魅力ですね!

自宅の住所を公開しなくて良い

フリーランスの皆さんがバーチャルオフィスを選ぶ理由としては、「自宅の住所を公開したくない」という理由が1番大きいのではないでしょうか?

自宅の住所を公開してしまうのは、プライバシーの観点からもあまり良くないですもんね。
不特定多数の人に自宅の住所が知られてしまうのは不安だと思います。

また、賃貸マンションに住んでいる場合は、自宅を事業用の住所として使用できないこともあります。
事業用の住所として利用していることで違約金や強制退去になってしまっては困りますよね。

バーチャルオフィスを契約しておけば自宅の住所を使わなくて良いので、様々なトラブルを回避することができるんです!

バーチャルオフィスを利用する際の注意点

ここまではバーチャルオフィスの内容やメリットをお伝えしてきましたが、注意しておきたい点もあります。

他の利用者と同じ住所を利用することになる

これは、バーチャルオフィスだけに限ったことではなく、レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースなどでも同様ですが、バーチャルオフィスの住所は、他の利用者とも同じ住所を利用することになります。

他の利用者も名刺・webサイトなどにバーチャルオフィスの住所を記載しているわけです。
バーチャルオフィスの住所でネット検索した場合、複数の企業・個人がヒットしてしまいます。

もちろん、他の利用者と同一の住所だからと言って、大きな問題になるわけではありません。
また、最近は働き方も多様化していますので、バーチャルオフィスを利用していることが取引先に知られたからと言って、信用度が下がるわけでもないと思います。

大きな問題と言えるほどのことではありませんが、利用する住所は「あなただけの住所ではない」…ということは認識しておいたほうがいいでしょう。

突然の来客への対応ができない

名刺やwebサイトなどに記載している住所を見た取引先の方が、バーチャルオフィスに訪れたとき。
実際にその住所で仕事をしているわけではないので、対応ができないですよね。

受付の方などが応対してくれたとしても、即時対応するのは難しいです。

同様に郵便物もバーチャルオフィスに届いてから転送されて自宅に届くまで、数日のタイムラグがあります。
大切な書類が届いた場合、すぐに対処しなければいけない郵便物が届いた場合には、すぐに転送してもらえるようなオプションがあるかどうか、確認しておくと良いと思います。

職種によっては会社住所として登録できない

事業用の住所として格安で利用できるバーチャルオフィスですが、職種によっては利用することができません。
これから開業予定の方などは、確認してみてくださいね。

  • 職業紹介業・・・実体のある事業所の確保が必要
  • 人材派遣業・・・20平方メートル以上の事業所が必要
  • 不動産業・・・独立した事務所が必要
  • 廃棄物処理業・・・廃棄物を適切に処理する施設や能力が必要
  • 建設業・・・請負契約の締結などができる事務所が必要
  • 古物商・・・独立した営業所が必要
  • 探偵業・・・探偵業届出免許証を事務所の見えやすいところに掲載する必要がある
  • 風俗営業・・・警察に申請をだし公安委員会の許可を得る必要があり、バーチャルオフィスでは実態確認ができないため申請が通らない
  • 金融商品取引業・・・営業所に事務所の図面、職員の配席図、標識などの掲示をする必要がある

フリーランスにおすすめのバーチャルオフィス

ここまで読んでみて、バーチャルオフィスを検討しようと考えている人のために、個人事業主(フリーランス)でも利用できるおすすめのバーチャルオフィスをご紹介したいと思います。

利用できる住所・価格・オプションの有無など、希望に合うバーチャルオフィスを見つけてみてくださいね!

一般社団法人 和文化推進協会

クリエイターさん、ECサイトやハンドメイド作品の販売をされている方などにおすすめの 和文化推進協会

なんと年間6,000円(月額換算500円)で名刺やwebサイト内の住所利用ができます。
安くバーチャルオフィスを借りたい、という方におすすめです。

和文化推進協会 公式サイト

  • 月額500円で利用できる!
  • 京都の住所が利用可能
  • 電話受信も料金内で対応してもらえる!

レンタルオフィスのRegus(リージャス)

全国に拠点を持つ  レンタルオフィスのRegus (リージャス)  ですが、レンタルオフィスだけではなく、バーチャルオフィスとして利用できるプランもあるんです。
月に数回はオフィスとして利用したい、商談できるスペースもほしい、という人には得におすすめ。

サービスが充実していますのでクオリティ重視の方はぜひ検討してみてはいかがでしょうか?

レンタルオフィスのRegus (リージャス)

  • 北海道から沖縄まで全国各地に拠点がある
  • 個室オフィスを月5日まで利用できるプランあり
  • メールボックスや専用電話番号などのオプションも充実

バーチャルオフィス ナレッジソサエティ

東京都千代田区という都心部の住所が利用できる  【バーチャルオフィス ナレッジソサエティ】

会員の方同士で交流ができるようなお茶会・ランチ会も開催しているようです。
起業すると横のつながりができにくくなりますが、同じフリーランスや個人事業主同士の仲間が増え、悩み相談などできるかもしれませんね!

なんと言っても、無料法人登記サービスが魅力的!
法人登記を検討されている方はぜひ相談してみてくださいね!

【バーチャルオフィス ナレッジソサエティ】

  • 東京都中心部の住所が4,500円〜利用できる
  • ミーティングスペースの利用も追加料金なし!
  • 無料法人登記サービスあり!

バーチャルオフィスならKarigo

全国に45拠点あるので、都心部の住所を利用するのも、自宅から近いエリアの住所を利用もOK!

月額3,300円~とリーズナブル。住所利用にお金をかけたくない人におすすめです。
追加料金なしで転送電話や提供番号発信機能が利用できます。

貸し会議室やミーティングスペースもあるので、たまに来客がある人も安心ですね!

バーチャルオフィスならKarigo

  • 全国45拠点のバーチャルオフィス!
  • 電話代行・電話秘書サービスのオプションあり
  • スマホから提供番号で架電可能!月額利用料は0円!

まとめ

いかがでしたか?
今回はフリーランスの方におすすめのバーチャルオフィスについて解説しました。

事業用の住所を簡単に安く利用できる、バーチャルオフィス。
これから起業を考えている人やフリーランスの人たちは、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

  • この記事を書いた人
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こんどうひろみ

香川県出身。企業とフリーランスを繋ぐビジネスオンラインサポートIraiz(イライズ)の代表。 フリーランスの営業コンサルタントやライターなどで活躍中。 個人向けの営業相談、フリーランス向けの起業相談なども人気。 趣味は野球観戦、ドラマ視聴、読書、セルフネイル。

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