時間管理術をマスターして効率のいい働き方を

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今日からはじめよう!時間管理術をマスターして効率のいい働き方を!

2020年1月24日

時間の管理。簡単な様で難しいですよね…。ToDoリストに追われたり、スケジュール通りに進まなくてイライラしたり。苦労している方は多いのではないかと思います。そこで、効率よく働くための時間管理術をご紹介したいと思います。

時間管理術~タスク管理~

仕事もプライベートも全てのタスクをまとめる

やらなければいけないこと、やりたいこと、は沢山あると思います。「企画書を作る」「商談の準備」「本を読んで勉強」「粗大ごみを出す」「子供のおゆうぎ会の準備」・・・など日々ToDoに追われている、という人もいらっしゃるのではないでしょうか。

ToDoは大きく分けると以下の3つになると思います。

  • 仕事のタスク
  • 自己成長のためのタスク
  • プライベート(又は家族)のタスク

例えばプライベートの手帳と仕事用の手帳を分けていてそれぞれにタスクを書いていたりすると、スケジュールがブッキングしてしまったり、逆に空いた時間ができてしまったりする可能性が高くなります。

全ての予定を1つにまとめた上で、どのタスクをどの時間に行うか、ということを決めていくほうが効率がいいですし無駄な時間がなくなるので、仕事や家族の予定と仕事の予定を混ぜることに抵抗があるな~という人も少しずつ慣らしていくことをおすすめします。

ペンや付箋の色を分けるとわかりやすい!

それぞれのタスクを混ぜるのが嫌だ、わかりにくい!という方は色別で管理するといいですよ。

例えば緊急のタスクは赤、仕事のタスクは青、自己成長のタスクは緑、プライベートのタスクはオレンジ など。

付箋の場合も付箋の色やペンの色を変えるだけで、ぱっとみて何のタスクなのかがわかるようになるのでストレスなく全ての予定をまとめることができると思います。

タスクに優先順位と作業想定時間を記入する

タスクに優先順位と作業する上での想定時間を記入しておきます。優先順位の付け方ですが、【緊急】のタスクと【重要】のタスクの優先順位を高くするようにしましょう。

緊急タスクの優先順位だけを高くしていると、重要なタスク…例えば自分の成長のために必要なこと、などが後回しになってしまうからです。また、優先順位は同じ順位が2~3個程度であれば複数あっても問題ありません。

  • A社企画書作成 ① (2h)
  • B社見積書作成 ③ (30分)
  • C社にアポイントの電話 ④ (5分)
  • 筋トレをする ③ (30分)
  • ○○の本を読む ② (2h)
  • D社にメールの返信  ① (15分)
  • 趣味のブログを書く ③ (1h)
  • テーブル周りの整理をする ② (30分)

タスクを細分化する

複数の作業が伴う大きなタスクは細分化して考えるようにしましょう。

例えば「企画書を作成する」というタスクであれば以下のように細分化できると思います。

  • A社についてリサーチする
  • 自社の商品と競合の会社を調べる
  • 企画書の構成を考える
  • パワーポイントで企画書を作成する
  • 上司に提出して修正指示を仰ぐ
  • 修正する
  • 企画書完成

細分化する際はなるべく細かく分けたほうがいいです。細分化した作業に関しても想定時間を記入しておくといいですね。

日単位だけではなく週単位で考える

複数の案件を抱えている方や、お子さんなど家族の予定も自分のスケジュールに影響があるような方は特にタスクを「一週間単位」で考えるのがおすすめです。

1日ごとに「今日はこのタスクを終わらせるぞ!」と決めて作業していたとしても、想定外の作業が増えることってあると思うんですよね。クライアントから「明日までに○○の資料を送ってください」と言われたり、学校からのお知らせが来ていたのを忘れていて「○○を作らないといけなかった」など。

1日ごとにタスクを決めてしまう(その日のタスクはその日に終わらせる前提で作る)と、イレギュラーなことが起こってタスクが終わらなかった場合に調整が難しくなってしまいます。

週単位で考えて、「ここからここまでの業務を1週間で終わらせる」という風に予定を立て、毎朝タスクの調整をすることで、イレギュラーな予定が入ったとしても、1週間で予定しているタスクを終わらせることが可能になってきますよ。

時間管理術~

自分の集中時間とクリエイティブな時間がいつなのかを知ろう

人には「集中する作業をするのが向いている時間」と「クリエイティブな仕事をするほうがいい時間」というのがあります。人によって午前中は集中できる、という人、夜のほうが集中できる、など個人差がありますので、自分はどの時間帯にどのようなことをすると効率がいいのか、を考えることが大事です。

それから曜日によっても「なんとなくやる気がおきない曜日」と「やる気に満ちあふれている曜日」などもあると思うので、何曜日にどのような仕事をすると一番効率がいいのか、というのを自分でチェックしておくといいと思います。

以下の例を参考にしてみてくださいね。

  • 月曜日…休み明けで気分がのらないので自分の好きな業務や負荷の少ない業務
  • 火曜~木曜日…重要な仕事や負荷のかかる仕事をこなす
  • 金曜日…比較的軽い仕事&時間調整のためのバッファ
  • 午前中…頭がスッキリしているので、新しい企画などを考える時間にする
  • お昼過ぎ…眠くなりがちなので定期的に動く仕事(コピーや巡回など)をする
  • 夕方…頭が疲れているので、単純作業を中心にする
  • 夜…集中して行う作業をする

どの曜日、どの時間にどんな仕事をすると効率がいいか、というのは人によって異なりますので、自分がどうなのか、セルフチェックして決めてくださいね。

スキマ時間の活用法をあらかじめ考えておく

あなたは電車を待っている5分間。電車に乗っている30分。訪問で先方の企業近くで待っている10分間…などなど、ちょっとした時間に何をしていますか?ぼーっとしてたり、スマホでゲームをしてたり??それは勿体ないですよね。スキマ時間を有効に使いましょう。

ポイントとしては5分、10分、20分…と、それぞれスキマ時間に何をするか、ということをあらかじめ決めておくことです。

5分以内のスキマ時間

  • 電話連絡
  • スケジュールやToDoの確認
  • メール確認
  • ニュースアプリでニュースをチェック
  • 気分が落ち着く曲を聞いてリラックスする

10分程度のスキマ時間

  • 進捗確認
  • twitterのリサーチ
  • メールの返信
  • 訪問先の場所確認

20分程度のスキマ時間

  • 企画書のアイデアを練る
  • 本や電子書籍を読む
  • 日報をつける
  • 資料を作成する
  • 仮眠をする

そうすると、スキマ時間ができたときに「何をしよう!」と悩まず、さっと作業に取り掛かることができます。

まとめ

いかがでしたか。今回は効率的な働き方をするための時間管理術についてご紹介しました。

できることから少しずつでもいいので、ぜひ試してみてください。

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こんどうひろみ

香川県出身。企業とフリーランスを繋ぐビジネスオンラインサポートIraiz(イライズ)の代表。 フリーランスの営業コンサルタントやライターなどで活躍中。 個人向けの営業相談、フリーランス向けの起業相談なども人気。 趣味は野球観戦、ドラマ視聴、読書、セルフネイル。

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